Cara Membuat Press Release untuk Bisnis: Struktur dan Contoh

Cara membuat press release yang benar sebenarnya tidak rumit: satu halaman, satu berita, dan fakta yang bisa dicek wartawan tanpa harus menelepon Anda tiga kali. Yang sering bikin rilis mental di meja redaksi justru hal sepele, misalnya judul yang berupa slogan, paragraf pembuka yang baru sampai ke intinya di kalimat kelima, atau tidak ada nomor yang bisa dihubungi. Artikel ini menjelaskan kapan usaha kecil layak menulis siaran pers, struktur satu halamannya, contoh rilis fiktif yang bisa ditiru, dan cara mengirimkannya.

Sumber utama panduan format di bawah adalah dua halaman praktik yang dicek langsung pada 4 November 2026: artikel komponen press release dari PR Newswire dan daftar periksa dari PR.co. Keduanya milik penyedia layanan distribusi rilis, jadi anggap angkanya sebagai saran praktik, bukan aturan baku.

Kapan sebuah bisnis perlu menulis press release

Press release berguna kalau ada kabar yang punya nilai bagi pembaca media, bukan hanya bagi Anda. Peluncuran produk atau layanan baru, kemitraan dengan pihak lain, penghargaan, pembukaan cabang, dan perubahan besar di manajemen biasanya cukup layak. Promo bulanan, ganti logo tanpa cerita di baliknya, atau ucapan hari raya sebaiknya tidak dipaksakan menjadi rilis. Wartawan menerima banyak surel setiap hari, dan rilis yang tidak punya berita hanya menurunkan peluang rilis Anda berikutnya dibaca.

Pertanyaan uji yang bisa dipakai: kalau judulnya dibaca orang yang belum kenal bisnis Anda, apakah ia paham apa yang baru terjadi dan kenapa itu penting baginya? Kalau jawabannya hanya “kami senang mengumumkan…”, belum ada beritanya. Cari sudut yang menyangkut orang lain, seperti dampak untuk pelanggan, angka yang bisa diverifikasi, atau hal yang baru pertama kali ada di kota atau industri Anda.

Struktur press release satu halaman

PR.co menyarankan panjang rilis sekitar satu halaman, yaitu 400 sampai 500 kata. Di dalam ruang sependek itu, urutan yang lazim dipakai adalah sebagai berikut.

1. Judul. PR.co menyarankan ringkasan poin utama dalam sekitar 10 sampai 20 kata, sedangkan PR Newswire menyebut batas 100 karakter. Pakai kata kerja aktif dan fakta, bukan ajakan atau superlatif.
2. Baris tanggal dan lokasi (dateline). Baris pertama memuat kota dan tanggal kejadian, misalnya “BANDUNG, 4 November 2026 -“. Wartawan jadi tahu kapan dan di mana beritanya berlangsung.
3. Paragraf pembuka (lead). PR.co menyebutnya seperti elevator pitch 30 detik: jawab siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa dalam satu atau dua kalimat. Kalau pembaca berhenti di sini, ia sudah menangkap beritanya.
4. Isi. Paragraf kedua dan ketiga memuat detail, konteks, dan data pendukung. Paragraf pendek lebih mudah disaring wartawan. Daftar butir boleh dipakai untuk fitur atau manfaat.
5. Kutipan. Satu atau dua kutipan dari tokoh yang relevan, misalnya pendiri atau pimpinan. Pada kemitraan, PR.co menyarankan kutipan dari kedua pihak agar wartawan tidak perlu mencari sendiri.
6. Boilerplate. Ringkasan singkat tentang perusahaan di bagian akhir: bergerak di bidang apa, sejak kapan, dan alamat situsnya. Isinya relatif sama dari rilis ke rilis. Menurut PR.co, tanda penutup “###” ditaruh di tengah, tepat di atas boilerplate.
7. Kontak media. Nama, jabatan, nomor telepon, surel, dan tautan media sosial. PR.co juga menyarankan menyertakan narasumber yang siap diwawancarai.

Soal gaya, PR.co menyarankan menulis dengan prinsip “tunjukkan, jangan klaim”: kurangi kata sifat seperti “terbaik” atau “revolusioner”, ganti dengan fakta yang bisa diperiksa. Banyak redaksi juga menghargai gaya yang mirip kaidah penulisan berita.

Contoh press release (data fiktif)

Contoh di bawah memakai nama dan data karangan untuk memperlihatkan strukturnya. Jangan disalin apa adanya; ganti dengan fakta bisnis Anda.

Kopi Pagi Nusantara Buka Gerai Pertama di Bandung dengan Biji dari Petani Lokal

BANDUNG, 4 November 2026 – Kopi Pagi Nusantara (contoh fiktif) membuka gerai pertamanya di Jalan Contoh No. 10, Bandung, pada 10 November 2026. Gerai ini menyajikan kopi dari tiga kelompok tani di Jawa Barat dan terbuka untuk umum mulai pukul 07.00 WIB.

Pembukaan ini dilakukan setelah satu tahun kerja sama dengan kelompok tani yang memasok biji kopi. Pada hari pembukaan, pengunjung dapat mencoba lima menu dan bertemu perwakilan petani.

“Kami ingin pelanggan tahu dari mana kopinya berasal,” kata Dewi Contoh, pendiri Kopi Pagi Nusantara.

###
Tentang Kopi Pagi Nusantara. Usaha kopi lokal yang berdiri pada 2024 (data fiktif). Informasi lebih lanjut: kopipagi.example.
Kontak media: Budi Contoh, 0812-0000-0000, media@kopipagi.example

Perhatikan bahwa judulnya memuat peristiwa, tempat, dan alasan menarik dalam satu kalimat, dan paragraf pertama sudah menjawab semua pertanyaan dasar. Tidak ada kata “terbaik” atau “spektakuler” di dalamnya.

Cara membuat press release dalam enam langkah

1. Tentukan satu berita. Kalau ada tiga kabar, buat tiga rilis atau pilih yang paling kuat.
2. Kumpulkan fakta dan angka. Tanggal, lokasi, nama lengkap, jabatan, dan angka yang bisa dibuktikan. Cek ejaan nama orang dan lembaga.
3. Tulis lead dulu. Setelah lead selesai, judul biasanya lebih mudah dirumuskan.
4. Tambah detail dan kutipan. Hanya yang mendukung berita. Detail sampingan taruh di halaman pers atau lampiran.
5. Siapkan materi pendukung. PR.co menyebut media kit berisi foto resolusi tinggi yang bisa diunduh sebagai pelengkap. Taruh di satu tautan yang mudah diakses, dan pastikan Anda berhak memakai fotonya.
6. Baca ulang sebelum kirim. Periksa ejaan, tanggal, dan nomor kontak. Minta satu orang di luar tim membacanya: kalau ia tidak bisa menyebutkan beritanya dalam satu kalimat, tulis ulang pembukanya.

Cara mengirim dan menindaklanjuti rilis

Kirim ke wartawan atau redaksi yang memang meliput bidang Anda, bukan ke semua alamat yang Anda temukan. Tulis rilis di badan surel, bukan hanya lampiran, dan beri subjek yang berisi inti beritanya. PR.co menyarankan mengirim informasi lengkap sebelum tanggal terbit yang dituju, mencantumkan tanggal dan zona waktu dengan benar, dan bila ada embargo, mengirim pengingat sehari sebelum embargo berakhir.

Setelah terkirim, simpan rilis yang sama di situs Anda sebagai halaman pers, lengkap dengan tautan ke foto dan kontak. Halaman ini juga membantu pembaca yang mencari nama bisnis Anda. Kalau liputan sudah terbit, tautkan ke rilis berikutnya; PR.co mencatat bahwa jurnalis cenderung lebih percaya pada fakta yang sudah diberitakan jurnalis lain. Untuk halaman pers, kebiasaan menulis judul dan deskripsi yang jelas seperti di panduan menulis meta description ikut membantu.

Kesalahan yang sering terjadi pada rilis bisnis kecil

• Judul berupa slogan atau ajakan membeli, bukan peristiwa.
• Terlalu panjang. Rilis tiga halaman yang isinya company profile sebaiknya dipisah; untuk profil perusahaan, lihat cara membuat company profile.
• Nama brand, singkatan, atau istilah internal dipakai tanpa penjelasan. Pedoman nama dan gaya yang konsisten ada di artikel brand guideline.
• Tidak ada kontak, atau kontaknya orang yang sulit dihubungi.
• Klaim tanpa bukti, seperti “nomor satu” atau “terbaik” tanpa sumber.
• Tidak ada foto atau materi pendukung, padahal redaksi perlu gambar untuk memuat berita.

Rilis juga lebih meyakinkan bila di balik namanya ada jejak kerja yang rapi. Bila Anda belum punya, mulailah dari cara membuat portofolio supaya ada tautan bukti yang bisa dirujuk wartawan.

Butuh bantuan menulis press release?

Kalau waktu Anda habis untuk operasional, tim Senius bisa membantu menyusun rilis dan materi pendukungnya lewat jasa penulisan artikel. Untuk menentukan kapan dan ke mana rilis sebaiknya dikirim, ada juga jasa konsultan marketing. Harga disesuaikan dengan kebutuhan; ceritakan dulu beritanya lewat WhatsApp Senius.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu press release atau siaran pers?

Dokumen singkat yang dikirim organisasi kepada media untuk mengumumkan suatu berita, seperti peluncuran, kemitraan, atau acara. Isinya disusun agar wartawan bisa langsung menilai nilai beritanya dan menghubungi narasumber.

Berapa panjang press release yang ideal?

PR.co menyarankan sekitar satu halaman, yaitu 400 sampai 500 kata. Angka ini panduan praktik, bukan aturan; yang terpenting beritanya jelas di paragraf pertama.

Apakah harus memakai kutipan?

Tidak wajib, tetapi kutipan dari pimpinan atau narasumber memberi wartawan bahan langsung dan menambah sisi manusia pada berita. Pastikan orang yang dikutip memang setuju dengan kalimatnya.

Bagaimana kalau bisnis saya belum pernah diliput media?

Mulai dari berita yang punya sudut lokal atau manfaat nyata, kirim ke media yang meliput bidang dan kota Anda, dan siapkan halaman pers di situs sebagai rujukan. Satu rilis rapi lebih berguna daripada banyak rilis yang tidak punya berita.

Sumber yang dicek 4 November 2026: PR Newswire, “The Essential Components of a Press Release” (prnewswire.co.uk); PR.co, “Press Release Checklist”, diperbarui 6 Juli 2026 (pr.co). Contoh rilis di atas fiktif. Ditulis oleh tim Senius.