Tagihan yang dikirim lewat chat WhatsApp, tanpa nomor, tanpa tanggal jatuh tempo, sering berakhir dengan pertanyaan yang sama dari pelanggan: “Ini transfernya ke mana ya?” Padahal dokumen yang mereka butuhkan sederhana. Invoice yang rapi membuat pelanggan tahu apa yang dibeli, berapa yang harus dibayar, kapan batasnya, dan ke rekening mana. Panduan cara membuat invoice ini ditulis untuk pemilik usaha kecil dan freelancer yang belum punya aplikasi akuntansi. Isinya: bagian yang wajib ada, contoh tabel, perbedaan invoice dengan faktur pajak, kapan meterai berlaku, dan kebiasaan yang mempercepat pembayaran.
Catatan: pembahasan pajak di bawah dicek dari sumber resmi dan artikel pajak per 29 Oktober 2026. Aturan bisa berubah dan situasi tiap usaha berbeda, jadi untuk keputusan pajak yang menyangkut uang besar, tanyakan ke konsultan pajak atau KPP tempat Anda terdaftar.
Apa itu invoice, dan apa bedanya dengan kuitansi?
Invoice adalah dokumen penagihan: penjual mencantumkan barang atau jasa yang diberikan, jumlah yang harus dibayar, dan cara membayarnya. Pajakku menyebut invoice sebagai “bukti penagihan atau pembayaran dalam transaksi jual beli”, dan semua pelaku usaha boleh menerbitkannya. Invoice tidak selalu memuat unsur pajak (Pajakku, diperbarui 27 Agustus 2026).
Kuitansi berbeda fungsinya. Invoice dikirim sebelum uang masuk, sedangkan kuitansi atau tanda terima dibuat setelah pembayaran diterima. Dalam praktik, banyak usaha kecil menggabungkan keduanya lewat stempel “LUNAS” pada invoice. Itu boleh saja selama jelas tanggal dan jumlah yang diterima, tetapi ada konsekuensi meterai yang dibahas di bagian bawah.
Bagian yang perlu ada di setiap invoice
Tidak ada satu format tunggal yang wajib dipakai usaha kecil untuk invoice biasa. Meski begitu, invoice yang mudah diproses pembeli hampir selalu memuat bagian berikut.
- Kata “Invoice” dan nomor unik. Pakai urutan sederhana seperti INV-2026-0042 agar mudah dicari saat pelanggan bertanya.
- Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo. Tanpa jatuh tempo, pelanggan tidak punya alasan membayar hari ini.
- Identitas penjual. Nama usaha atau nama Anda, alamat, kontak, dan NPWP bila ada.
- Identitas pembeli. Nama perusahaan atau orangnya, alamat, dan nama penanggung jawab pembayaran.
- Rincian barang atau jasa. Deskripsi, jumlah, harga satuan, dan subtotal tiap baris.
- Total yang harus dibayar. Termasuk diskon, ongkos kirim, atau pajak jika memang ada.
- Cara pembayaran. Nama bank, nomor rekening, atas nama siapa, atau tautan pembayaran.
- Syarat singkat. Misalnya denda keterlambatan atau kebijakan DP, hanya bila sudah disepakati di awal.
Contoh isi invoice untuk jasa
Berikut contoh ilustrasi untuk pekerjaan desain. Semua nama dan angka di bawah hanya contoh, bukan data klien nyata.
| No | Deskripsi | Jumlah | Harga satuan | Subtotal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Desain katalog produk, 12 halaman | 1 | Rp2.400.000 | Rp2.400.000 |
| 2 | Revisi tambahan di luar paket | 2 kali | Rp150.000 | Rp300.000 |
| Total tagihan | Rp2.700.000 |
Di bawah tabel, tulis nomor invoice (misalnya INV-2026-0042), tanggal terbit 29 Oktober 2026, jatuh tempo 13 November 2026, lalu rekening tujuan dan nama pemilik rekening. Pelanggan yang membaca satu halaman itu seharusnya langsung bisa transfer tanpa bertanya.
Kalau Anda berjualan produk, struktur tabelnya sama. Bedanya ada di kolom ongkos kirim dan potongan voucher. Hitung dulu harga jualnya dengan benar sebelum masuk invoice, misalnya lewat panduan cara menghitung harga jual produk kami, supaya angka yang Anda tagih memang menyisakan margin.
Cara membuat invoice langkah demi langkah
- Siapkan identitas tetap. Simpan nama usaha, alamat, kontak, dan rekening dalam satu templat agar tidak diketik ulang.
- Pilih alat yang sesuai volume. Beberapa invoice per bulan cukup dengan Google Sheets, Google Docs, atau Excel. Puluhan invoice per bulan sebaiknya pindah ke aplikasi akuntansi atau sistem toko online yang membuat invoice otomatis.
- Beri nomor berurutan. Jangan menimpa file lama. Simpan salinan PDF tiap invoice dengan nomor di nama file.
- Isi rincian dan hitung total. Pakai rumus penjumlahan di spreadsheet agar tidak salah hitung.
- Tentukan jatuh tempo yang masuk akal. Tujuh atau empat belas hari bisa jadi titik awal, tetapi ikuti kesepakatan dengan pelanggan.
- Kirim sebagai PDF. File PDF tidak berubah formatnya di HP pelanggan. Kirim lewat email atau WhatsApp bersama pesan singkat yang menyebut nominal dan jatuh tempo. Kalau Anda belum punya alamat email dengan domain sendiri, lihat cara membuat email bisnis agar invoice tidak terkirim dari alamat pribadi.
- Catat statusnya. Beri kolom “terkirim”, “dibayar sebagian”, dan “lunas” di daftar invoice Anda.
Invoice biasa dan faktur pajak: jangan tertukar
Ini bagian yang paling sering membingungkan. Menurut Pajakku, faktur pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP), dan hanya PKP yang bisa menerbitkannya, itu pun untuk transaksi barang atau jasa kena pajak. Invoice tidak punya syarat itu. Usaha yang belum dikukuhkan sebagai PKP tidak memungut PPN, dan faktur yang dikeluarkan penjual non-PKP tidak punya fungsi pajak (Pajakku).
Kapan sebuah usaha menjadi PKP? Berdasarkan pemberitaan DDTCNews tertanggal 30 Maret 2025, pengusaha dengan omzet melampaui Rp4,8 miliar wajib melaporkan usahanya untuk dikukuhkan sebagai PKP, dengan dasar Pasal 61 ayat (1) PMK 81/2024 (DDTCNews). Usaha dengan omzet di bawah batas itu tidak wajib menjadi PKP, sehingga invoicenya umumnya tanpa baris PPN.
Kalau Anda sudah PKP, PMK 131/2024 mengenakan tarif 12% atas dasar pengenaan pajak nilai lain sebesar 11/12 untuk barang dan jasa nonmewah, sehingga beban efektifnya 11%, menurut DDTCNews pada 17 Agustus 2025 (DDTCNews). Artikel itu terbit Agustus 2025, jadi cek ulang tarif terbaru di pajak.go.id sebelum memasangnya di templat. Untuk PKP, invoice komersial dan faktur pajak tetap dua dokumen terpisah.
Kapan invoice atau tanda terima perlu meterai?
Bea meterai tarifnya Rp10.000 per dokumen sejak 1 Januari 2021. Di situs DJP, salah satu objeknya adalah dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp5.000.000 yang menyebutkan penerimaan uang, atau berisi pengakuan bahwa utang telah dilunasi atau diperhitungkan (pajak.go.id, dicek 29 Oktober 2026).
Untuk usaha kecil, artinya tanda terima atau kuitansi pelunasan di atas Rp5 juta yang menyatakan uang sudah diterima adalah yang perlu diperhatikan. Invoice yang hanya menagih belum menyatakan uang diterima. Namun bila Anda mencetak “LUNAS” di invoice yang sama, dokumen itu bisa masuk kategori di atas. Pisahkan invoice dan kuitansi bila nominalnya besar, lalu tanyakan ke konsultan pajak bagaimana dokumen Anda diperlakukan.
Kebiasaan yang membuat invoice lebih cepat dibayar
- Kirim di hari pekerjaan selesai. Semakin lama ditunda, semakin kabur ingatan pelanggan soal pekerjaan itu.
- Satu invoice, satu pesan. Jangan menumpuk beberapa invoice dalam satu file tanpa ringkasan total.
- Cantumkan cara bayar yang paling mudah. Tautan pembayaran atau virtual account mengurangi langkah yang harus dilakukan pelanggan dibanding transfer manual. Pelajari opsinya di panduan payment gateway Indonesia.
- Jadwalkan pengingat. Satu pesan sopan tiga hari sebelum jatuh tempo dan satu pada hari jatuh tempo adalah titik awal yang masuk akal.
- Tulis alur penagihan dalam SOP. Siapa yang mengirim, kapan menagih ulang, dan siapa yang mencatat pembayaran. Contoh format satu halamannya ada di cara membuat SOP perusahaan.
Invoice sering juga bagian dari penawaran yang disetujui. Bila Anda masih menyusun tahap sebelumnya, contoh proposal penawaran jasa kami membahas cara menulis nilai dan ruang lingkup pekerjaan agar angka di invoice nanti sama dengan yang disepakati.
Saat invoice manual mulai merepotkan
Pada awalnya spreadsheet sudah cukup. Tanda bahwa Anda perlu sistem otomatis biasanya muncul ketika pesanan datang dari banyak jalur, stok dan pembayaran harus dicocokkan manual, atau pelanggan menanyakan status tagihan lewat banyak kanal. Toko online dengan checkout dan pembayaran terintegrasi membuat invoice dan status bayar tercatat sendiri. Kalau Anda sedang menimbang langkah itu, jasa pembuatan website ecommerce Senius bisa dibicarakan lewat WhatsApp Senius. Rincian paketnya ada di halaman layanan tersebut.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah invoice wajib memakai NPWP?
Untuk invoice biasa, tidak ada format tunggal yang mewajibkannya bagi usaha kecil. Tetapi pembeli berbentuk perusahaan sering meminta NPWP penjual untuk keperluan pembukuan mereka, jadi mencantumkannya bila ada akan mempercepat proses pembayaran.
Bolehkah usaha non-PKP menulis PPN di invoice?
Menurut Pajakku, penjual non-PKP tidak bisa memungut PPN. Karena itu, jangan menambahkan baris PPN pada invoice kalau usaha Anda belum dikukuhkan sebagai PKP. Bila ragu, konfirmasi status Anda ke KPP.
Apakah invoice digital sah tanpa tanda tangan?
Invoice adalah dokumen penagihan, dan umumnya dikirim sebagai PDF tanpa tanda tangan basah. Pembeli korporasi kadang meminta tanda tangan atau stempel, jadi sesuaikan dengan permintaan mereka.
Berapa lama jatuh tempo yang wajar?
Tidak ada angka baku. Tujuh atau empat belas hari bisa jadi titik awal, dan pembeli korporasi kadang meminta tenor lebih panjang. Tulis di invoice dan di penawaran agar tidak ada kejutan.